Por quanto tempo é necessário guardar comprovantes de contas pagas?

Após o recebimento da declaração anual de quitação de débito de diversos serviços, o consumidor pode organizar seu arquivo com os comprovantes de contas pagas uma vez ao ano, descartando todas aqueles que não têm mais utilidade e mantendo as que ainda podem ser usadas de alguma forma.

18/06/2019 09h15

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Contas de consumo

As de água, energia elétrica, gás, telefone podem ser descartadas a partir do momento em que a empresa encaminhar a declaração anual de quitação de débitos, o que deve ocorrer até maio de cada ano, conforme a Lei Federal 12.007/09 e a Lei Estadual 13.552/2009 (do Estado de São Paulo). A concessionária pode emitir essa declaração de quitação de débitos na própria fatura ou enviar documento específico.

Em casos como esses, é importante verificar as faturas entre janeiro e maio para ver se há a informação “as faturas de consumo vencidas no ano X foram quitadas”. Uma vez recebida a declaração referente ao ano anterior, somente esta precisa ficar guardada pelo tempo determinado em lei. As contas mensais podem ser descartadas.

O consumidor deve saber que quitação anual só registra o que realmente foi pago. Se alguma conta fica em aberto no ano anterior, a empresa só dará a declaração referente aos meses pagos. Algumas empresas colocam na declaração a menção de vários anos de contas quitadas. Daí, é possível descartar, inclusive, a declaração do ano anterior.

E quando não receber a declaração?

O consumidor que não receber a declaração anual de quitação de débitos deverá solicitá-la ao fornecedor por escrito, por telefone ou por meios digitais e guardar o protocolo.

Quais os prazos para guardar os comprovantes?

Por 1 ano

Seguro de veículos, pessoal ou residencial um ano após o fim da vigência da apólice. O mesmo tempo vale para a proposta de seguro e a própria apólice.

Por 2 anos

Pagamento de multas de trânsito.

Por 3 anos

Recibos de pagamento de aluguel (anteriores a 11/01/1993 devem ser guardados por 20 anos conforme o Código Civil de 1916);
Fatura do cartão de crédito.

Por 5 anos

Declaração anual de quitação de débitos;
TV por assinatura;
Condomínio (recomenda-se que o inquilino mantenha pelo período, mesmo que não resida mais no imóvel);
Recibos de consórcio (recomenda-se mantê-los até o encerramento do grupo);
Mensalidades escolares e cursos livres;
Declarações de Imposto de Renda de Pessoa Física (incluindo os comprovantes de entrega da declaração e todos os documentos que foram declarados);
Pagamentos do IPTU;
Pagamentos do IPVA;
Documentos de venda de veículos;
Extratos bancários.

Outros prazos

O contrato de aluguel só pode ser descartado três anos após a devolução das chaves do imóvel e do recebimento do termo de extinção de aluguel;
Os comprovantes de pagamento das parcelas da compra do imóvel financiado devem permanecer arquivados até que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registros de Imóveis;
Notas fiscais de compra de bens duráveis devem ser guardadas enquanto tiver o produto para cobertura em garantia de defeito ou estendida e comprovação da existência do bem em caso de sinistro se houver seguro residencial (ou qualquer outro que cubra esses bens).

Arquivo online

Pode-se fazer um arquivo virtual para guardar estes documentos, tirando fotos de cada um deles. Assim, o consumidor economiza espaço em sua casa e evita o acúmulo de contas antigas.

Fonte: Boa Vista